De eerste stappen bij het implementeren van Software Asset Management (SAM)

IT Asset Management (ITAM) is een business practice voor het beheren, controleren en optimaliseren van de selectie, aankoop, implementatie, onderhoud, gebruik en ontmanteling van computerhardware, software en cloudservices binnen een organisatie..ation. Een subdisciplinevan ITAM is Software Asset Management (SAM). SAM is vaak één van de meer gecompliceerde subdisciplines. Contracten, inkoopgegevens, rechtengegevens, software gebruik data en all andere gegevens die over het algemeen nodig zijn om de controle te behouden want SAM heeft de neiging om binnen de organisatie “verloren” te gaan..

 

Volgens het SAM Maturity-model van Gartner zijn er 5 niveaus:

1. Chaotisch: Organisaties op dit niveau hebben ad-hoc te maken met software-audits. Meestal raken ze verdwaald in activa zonder papieren, geen controle en geen inzicht in SAM.
2. Reactief: Organisaties op dit niveau hebben geen of weinig controle over hun IT-domein en coherente software-assets. Er is bijna geen inzicht in waar de software wordt gebruikt en door wie. Als er een accountantskantoor aan de deur klopt, is er nog veel onzekerheid en nervositeit over de uitkomst van de audit.  
3. Proactief: Wanneer een organisatie dit volwassenheidsniveau bereikt, volgen ze activa, hebben ze inzicht in de software en de implementatie ervan en hebben ze een redelijk goed overzicht van het IT-domein. Ze zijn in staat analyses uit te voeren en kunnen audits voorspellen en kennen alle facetten waaraan moet worden voldaan om de audit te laten slagen. 
4. Dienst: Op dit volwassenheidsniveau werkt SAM als dienstverlener samen met IT. Alle assets, tools en andere data worden dagelijks geïnventariseerd/bijgewerkt en het einde van de levensduur van assets is volledig in beeld. Bovendien zijn beleid, processen en procedures gedocumenteerd en ingevoerd. 
5. Waarde: Wanneer een organisatie het hoogste volwassenheidsniveau bereikt, is ze volledig geoptimaliseerd en werkt ze samen met IT en fungeert ze als een strategisch bedrijf. SAM draagt ​​nu bij aan zijn volledige potentieel. 

 

Bij The ITAM-Unit hebben we alles wat nodig is om de hoogste volwassenheid te bereiken verdeeld in 9 gebieden:

• Beoordeling: Het beoordelen van de volwassenheid van ITAM binnen organisaties (ITAM of SAM Maturity Assessments). 
• Ontwikkeling: Ontwikkelen van ITAM business cases & strategieën (ITAM roadmaps).
• Implementatie: Implementeren van ITAM-governance, raamwerken en best practices (gebaseerd op ISO 19770 en het IAITAM 12 KPA-model).
• Verbetering: Verbetering van bestaande ITAM programma's en praktijken (ITAM programma ontwikkeling & verbetering).
• Begeleiding: Begeleide selectie, acquisitie, implementatie, adoptie en/of gebruik van ITAM-technologieën (geleverd door derden).
• Negotiations & audits: Onderhandeling over leverancierscontracten en ondersteunende diensten voor licentie-audits (voor leveranciers zoals Microsoft, SAP, Oracle, IBM en VMware).
• Coaching & training: Coaching, training & certificering van ITAM professionals (o.a. de IAITAM CSAM en CITAM opleidingen).
• Teambuilding: Teambuilding voor ITAM afdelingen.
• Personeel: Detachering van ITAM professionals.

 

Maar misschien wel het belangrijkste is; waar moet je beginnen!? We hebben een stappenplan gemaakt dat perfect past bij bovenstaande gebieden: 

1. Begrijpen: We gaan met alle stakeholders in gesprek om alle doelstellingen en wensen in kaart te brengen.
2. Beoordelen: We beoordelen de volwassenheid van ITAM en SAM binnen de organisatie om de huidige situatie volledig te kennen. 
3. Ontwikkelen: We ontwikkelen een ITAM/SAM business case met een strategie die perfect aansluit bij de wensen van de organisatie.
4. Implementeren: Implementeren van het raamwerk en best practices die nodig zijn om de volwassenheid binnen de organisatie te verbeteren.  
5. Verbeteren: Het beheren en continu verbeteren van ITAM/SAM, het kapitaliseren en rapporteren van voordelen.  

 

Zoals in bovenstaande fasen te zien is, adviseren wij organisaties om eerst de huidige situatie van ITAM/SAM in hun organisatie te analyseren en te beoordelen. Dit is verreweg een van de belangrijkste stappen en vormt de basis van al het goede dat daarna komt!