Licentievoorwaarden uitgelegd - Microsoft
Rick de Laat
Microsoft 365 is een cloud-based subscription die Microsoft Office producten (zoals Word, Excel en PowerPoint) combineert met tools voor het verbeteren van productiviteit en samenwerking. Microsoft 365 biedt diensten aan zoals e-mail, cloudopslag, communicatieplatformen en beveiligingsfuncties.
Functies en licenties
Microsoft 365 functies
Enkele Microsoft 365 functies zijn:
Microsoft 365 heeft verschillende (over het algemeen user-based) subscription licentieplannen voor individuele gebruikers, kleine bedrijven, grote organisaties en onderwijsinstellingen. Microsoft 365 licenties worden onderverdeeld in vier categorieën:
Enkele Microsoft 365 functies zijn:
- Office: voor het (samen) maken en bewerken van documenten, spreadsheets en presentaties.
- Communicatietools: voor real-time samenwerking in documenten, het voeren van videogesprekken en het versturen van (chat)berichten.
- Cloudopslag en bestanden delen: voor het veilig opslaan en delen van bestanden binnen de organisatie zodat iedereen toegang heeft en kan samenwerken.
- Zakelijke e-mail: voor e-mail met eventuele agenda tools.
- Beveiliging: voor gegevensbescherming met onder andere MFA, encryptie en dreigingsdetectie.
- Device management: voor het beheren van devices en veilige toegang tot bedrijfsgegevens op deze devices.
Microsoft 365 heeft verschillende (over het algemeen user-based) subscription licentieplannen voor individuele gebruikers, kleine bedrijven, grote organisaties en onderwijsinstellingen. Microsoft 365 licenties worden onderverdeeld in vier categorieën:
- Personal & Family: voor individuele gebruikers en gezinnen. Dit biedt toegang tot de basis Office apps (Word, Excel, PowerPoint, etc.) inclusief cloudopslag en online functies.
- Business: voor kleine en middelgrote bedrijven (maximaal 300 users per plan). Dit biedt samenwerkings- en communicatietools, het delen van bestanden en zakelijke e-mail. Hier betaal je over het algemeen op basis van het aantal users en inbegrepen functionaliteiten.
- Enterprise: voor grote organisaties met complexere behoeften. Dit biedt het meest uitgebreide pakket aan functionaliteiten, waaronder beveiligings- en compliancy tools, desktop apps en meer opslag. Ook hier betaal je op basis van het aantal users, maar het aantal users kent geen maximum.
- Education: voor onderwijsinstellingen. Deze licenties (A1, A3, A5) bieden toegang tot Office-apps en samenwerkingstools. De A1 licentie is gratis voor studenten en docenten die een e-mailadres van hun onderwijsinstelling hebben.
Microsoft 365 Business
Microsoft 365 Business is met name interessant voor kleine en middelgrote bedrijven. Het aanbod van Microsoft 365 Business is modulair opgebouwd. Elke suite biedt identiteits-, toegangs- en gebruikersbeheer voor maximaal 300 werknemers. Organisaties kunnen deze suites wel combineren (bijvoorbeeld: 300 licenties van M365 Business Standaard + 300 licenties voor M365 Business Premium).
Microsoft 365 Business Basic
Alle functies in Business Basic, plus:
Alles in Business Standard, plus:
Microsoft 365 Business Basic
- Web- en mobiele versies van Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
- Zakelijke e-mail;
- 1 TB OneDrive opslag;
- Microsoft Teams en SharePoint.
Alle functies in Business Basic, plus:
- Desktop versies van Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
- Microsoft Loop voor online samenwerking;
- Clipchamp voor online videobewerking;
- Webinars met deelnemersregistratie en rapportages.
Alles in Business Standard, plus:
- Geavanceerde beveiliging tegen cyberdreigingen;
- Device en Endpoint beveiliging met Microsoft Intune;
- Geavanceerd identiteits- en toegangsbeheer;
- Microsoft Defender.
Microsoft 365 Enterprise
Enkele voordelen van Microsoft 365 Enterprise zijn:
Het aanbod van Microsoft 365 Enterprise is, net als Microsoft 365 Business, modulair opgebouwd. Dit betekent dat je een suite kunt kiezen en eventueel extra functionaliteiten kunt toevoegen, zoals Copilot, Teams, Defender en Viva.
Microsoft 365 E3
Microsoft 365 E3 combineert Office apps met beveiligings- en compliancy functionaliteiten:
Microsoft 365 E5 is de meest uitgebreide Enterprise suite en omvat alle functies van E3, plus:
De Microsoft 365 Frontline Suites zijn voor medewerkers in uitvoerende functies of voor medewerkers die slechts een beperkte tijd toegang nodig hebben tot hun computer en/of geen vaste werkplek hebben.
Microsoft 365 F1
Microsoft 365 F1 biedt basisfunctionaliteiten voor werknemers:
Microsoft 365 F3 biedt werknemers volledige toegang tot documenten in Microsoft 365 en omvat alle functies van F1, plus:
- Schaalbaarheid: geschikt voor organisaties met veel werknemers of organisaties die van plan zijn te groeien en het aantal werknemers uit te breiden.
- 2Verbeterde beveiliging en compliance: voordelen in de vorm van geavanceerde beveiliging, Data Loss Prevention en Threat Protection (E5).
- Gecentraliseerd management en controle: biedt tools om user accounts centraal te beheren en toegang tot applicaties en gegevens te controleren.
- Verbeterde samenwerking tussen teams en locaties: ondersteunt samenwerking, wat real-time communicatie, samenwerking binnen documenten en videoconferenties mogelijk maakt.
- Support: Microsoft biedt speciale support voor Enterprise waarmee organisaties directe toegang hebben tot support en troubleshooting.
Het aanbod van Microsoft 365 Enterprise is, net als Microsoft 365 Business, modulair opgebouwd. Dit betekent dat je een suite kunt kiezen en eventueel extra functionaliteiten kunt toevoegen, zoals Copilot, Teams, Defender en Viva.
Microsoft 365 E3
Microsoft 365 E3 combineert Office apps met beveiligings- en compliancy functionaliteiten:
- Desktop- en mobiele versies van Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote);
- 1 TB OneDrive opslag;
- Beveiliging voor e-mail en data;
- Data Loss Prevention;
- eDiscovery voor juridische en compliancy-doeleinden;
- Windows voor Enterprise.
Microsoft 365 E5 is de meest uitgebreide Enterprise suite en omvat alle functies van E3, plus:
- Geavanceerde beveiligings- en compliancy mogelijkheden, waaronder:
- Threat Protection;
- Insider Risk Management.
- Power BI Pro;
- Audio conferenties.
De Microsoft 365 Frontline Suites zijn voor medewerkers in uitvoerende functies of voor medewerkers die slechts een beperkte tijd toegang nodig hebben tot hun computer en/of geen vaste werkplek hebben.
Microsoft 365 F1
Microsoft 365 F1 biedt basisfunctionaliteiten voor werknemers:
- Read-only toegang tot web- en mobiele versies van Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote);
- 2 GB OneDrive opslag;
- Basis beveiliging.
Microsoft 365 F3 biedt werknemers volledige toegang tot documenten in Microsoft 365 en omvat alle functies van F1, plus:
- Toegang tot web- en mobiele versies van Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote);
- Malware beveiliging met Microsoft Defender Antivirus en Device Guard;
- Bescherming tegen dataleks met Windows Information Protection en BitLocker.
| Features | M365 F1 | M365 F3 | M365 E3 | M365 E5 |
|---|---|---|---|---|
|
Toegang tot Office apps |
Read-only |
Web en mobiel |
Desktop en mobiel |
Desktop en mobiel |
|
E-mail en agenda |
x |
Ja |
Ja |
Ja |
|
OneDrive opslag |
2 GB |
2 GB |
1 TB |
1 TB |
|
Security & compliance * |
Basis |
Basis + |
Geavanceerd |
Geavanceerd + |
|
Windows 11 Enterprise |
x |
Ja |
Ja |
Ja |
|
Power BI Pro |
x |
x |
x |
Ja |
|
Audio conferenties |
x |
x |
x |
Ja |
*Security en compliance van Microsoft 365
Hoewel alle suites een mate van beveiliging bieden, leveren E3 en E5 geavanceerdere bescherming:
De Microsoft 365 E3 Unattended License is ontworpen voor situaties waarin applicaties of processen moeten draaien zonder tussenkomst van een user. Dit is vooral nuttig voor automatisering, systeemintegraties en achtergrondservices die toegang tot Microsoft 365 nodig hebben. In tegenstelling tot andere Microsoft 365 licenties zijn Unattended licenties een device-based subscription (in plaats van user-based). Een Unattended licentie is verplicht voor oplossingen die op een server draaien en worden geactiveerd via Robotic Process Automation (RPA).
Hoewel alle suites een mate van beveiliging bieden, leveren E3 en E5 geavanceerdere bescherming:
- Microsoft 365 F1: basis bescherming tegen bedreigingen om data te beveiligen tegen veelvoorkomende dreigingen.
- Microsoft 365 F3: vergelijkbare security en compliance functies als de F1 suite, inclusief bescherming tegen malware met Microsoft Defender Antivirus en Device Guard en bescherming tegen dataleks met Windows Information Protection en BitLocker.
- Microsoft 365 E3: geavanceerde dreigingsbescherming met functies zoals Data Loss Prevention, Message Encryption en eDiscovery.
- Microsoft 365 E5: vergelijkbare security en compliance functies als de E3 suite, maar met meer robuuste beveiligingsfuncties zoals Threat Protection en Insider Risk Management.
De Microsoft 365 E3 Unattended License is ontworpen voor situaties waarin applicaties of processen moeten draaien zonder tussenkomst van een user. Dit is vooral nuttig voor automatisering, systeemintegraties en achtergrondservices die toegang tot Microsoft 365 nodig hebben. In tegenstelling tot andere Microsoft 365 licenties zijn Unattended licenties een device-based subscription (in plaats van user-based). Een Unattended licentie is verplicht voor oplossingen die op een server draaien en worden geactiveerd via Robotic Process Automation (RPA).
Licenties aanschaffen
Microsoft 365 licenties kunnen op verschillende manieren worden aangeschaft:
Software Assurance (SA) is een soort maintenance kosten voor Microsoft producten. SA is alleen beschikbaar voor Volume Licensing. Het is inbegrepen bij Enterprise Agreements en Open Value en optioneel bij andere Microsoft producten en Service Agreements. Een belangrijk voordeel van SA is het recht op nieuwe versies die worden uitgebracht tijdens de looptijd van de licensing agreement, je mag dus altijd de laatste versie van het product gebruiken.
Step-up Licenses
Step-up licenties maken het mogelijk om binnen de licensing agreement de huidige versie of editie van een Microsoft 365 product te upgraden naar een hogere versie of editie van dat product zonder de volledige kosten van deze hogere versie of editie te betalen. Zo kun je bijvoorbeeld Windows Server Standaard (met SA) upgraden naar Windows Server Enterprise. Step-up licenties zijn niet voor alle Microsoft producten beschikbaar en zijn alleen beschikbaar binnen een Enterprise Agreement.
Add-ons
Add-ons zijn aanvullende licenties met functies die niet zijn inbegrepen in het aangeschafte Microsoft 365 plan. Populaire add-ons zijn onder andere Power BI Pro, Enterprise Mobility + Security (EMS) en Defender for Cloud Apps. Dit maakt het mogelijk om deze functies te gebruiken, zonder dat je de editie hoeft aan te schaffen waar deze functies zijn inbegrepen. Er zijn ook add-ons voor E5 (E5 is geen “all-inclusive” suite).
Dual Use Rights
Dual Use Rights stellen users in staat om software, zoals Word, Excel en PowerPoint, zowel on-premise als in de cloud te gebruiken. Dit is vooral voordelig in omgevingen waar users offline moeten werken of in situaties waar toegang tot clouddiensten beperkt of niet beschikbaar is. Met Dual Use Rights kunnen users verbinding maken met deze on-premise omgevingen via hun Microsoft 365 suite met CAL (Client Access License) Equivalency Licensing. Dual Use Rights zijn niet voor alle Microsoft 365 producten beschikbaar, maar vooral voor Microsoft 365 E3 en E5.
- Online: voor Personal en Business licenties is het gebruikelijk om afzonderlijke Microsoft 365 licenties direct bij Microsoft aan te schaffen via hun website.
- Volume Licensing: grote organisaties schaffen licenties vaak in grote hoeveelheden aan via Enterprise Agreements. Voor grote hoeveelheden licenties is dit een flexibelere en goedkopere optie omdat hiermee de kosten per licentie lager zijn, schaalbaarheid naar het aantal users mogelijk is en omdat dit het beheer van software eenvoudiger maakt.
- Cloud Solution Provider (CSP): licenties kunnen ook worden aangeschaft via een door Microsoft geautoriseerde provider die organisaties helpt bij de aanschaf, het beheer en de implementatie. Het voordeel hiervan is dat dit meer persoonlijke ondersteuning en advies biedt en dat het beheer en maintenance uit handen wordt genomen.
Software Assurance (SA) is een soort maintenance kosten voor Microsoft producten. SA is alleen beschikbaar voor Volume Licensing. Het is inbegrepen bij Enterprise Agreements en Open Value en optioneel bij andere Microsoft producten en Service Agreements. Een belangrijk voordeel van SA is het recht op nieuwe versies die worden uitgebracht tijdens de looptijd van de licensing agreement, je mag dus altijd de laatste versie van het product gebruiken.
Step-up Licenses
Step-up licenties maken het mogelijk om binnen de licensing agreement de huidige versie of editie van een Microsoft 365 product te upgraden naar een hogere versie of editie van dat product zonder de volledige kosten van deze hogere versie of editie te betalen. Zo kun je bijvoorbeeld Windows Server Standaard (met SA) upgraden naar Windows Server Enterprise. Step-up licenties zijn niet voor alle Microsoft producten beschikbaar en zijn alleen beschikbaar binnen een Enterprise Agreement.
Add-ons
Add-ons zijn aanvullende licenties met functies die niet zijn inbegrepen in het aangeschafte Microsoft 365 plan. Populaire add-ons zijn onder andere Power BI Pro, Enterprise Mobility + Security (EMS) en Defender for Cloud Apps. Dit maakt het mogelijk om deze functies te gebruiken, zonder dat je de editie hoeft aan te schaffen waar deze functies zijn inbegrepen. Er zijn ook add-ons voor E5 (E5 is geen “all-inclusive” suite).
Dual Use Rights
Dual Use Rights stellen users in staat om software, zoals Word, Excel en PowerPoint, zowel on-premise als in de cloud te gebruiken. Dit is vooral voordelig in omgevingen waar users offline moeten werken of in situaties waar toegang tot clouddiensten beperkt of niet beschikbaar is. Met Dual Use Rights kunnen users verbinding maken met deze on-premise omgevingen via hun Microsoft 365 suite met CAL (Client Access License) Equivalency Licensing. Dual Use Rights zijn niet voor alle Microsoft 365 producten beschikbaar, maar vooral voor Microsoft 365 E3 en E5.
Gebruiksrechten en beperkingen
Microsoft 365 licenties kennen specifieke gebruiksvoorwaarden en beperkingen die bepalen hoe de software mag worden gebruikt binnen organisaties.
Installatie en gebruik
Microsoft 365 licenties zijn over het algemeen user-based. Dit betekent dat een gebruiker de software op meerdere devices mag installeren. Beperkingen hierbij zijn:
Commercieel gebruik
Microsoft 365 Personal licenties zijn alleen bedoeld voor niet-commercieel gebruik en mogen niet worden ingezet voor zakelijke of commerciële doeleinden, daarvoor zijn de Business en Enterprise licenties.
Schendingen
Microsoft ziet het volgende als misbruik of ongeautoriseerd gebruik van licenties:
Installatie en gebruik
Microsoft 365 licenties zijn over het algemeen user-based. Dit betekent dat een gebruiker de software op meerdere devices mag installeren. Beperkingen hierbij zijn:
- Elke gelicentieerde user mag Microsoft 365 applicaties op maximaal vijf pc’s, tablets en smartphones installeren.
- De software mag niet tegelijkertijd door meerdere users op verschillende apparaten worden gebruikt, tenzij je een multi-user licentie hebt.
- Users moeten ingelogd zijn met hun Microsoft account dat aan de licentie is gekoppeld.
Commercieel gebruik
Microsoft 365 Personal licenties zijn alleen bedoeld voor niet-commercieel gebruik en mogen niet worden ingezet voor zakelijke of commerciële doeleinden, daarvoor zijn de Business en Enterprise licenties.
Schendingen
Microsoft ziet het volgende als misbruik of ongeautoriseerd gebruik van licenties:
- Het delen van licenties tussen users (een enkele licentie gebruiken voor meerdere medewerkers).
- Het gebruik van consumentenlicenties in zakelijke omgevingen.
- Reverse engineering of het omzeilen van beveiligingsmaatregelen in Microsoft 365 software.
- Het doorverkopen of verhuren van Microsoft 365 software zonder toestemming van Microsoft.
Microsoft True Up
De Microsoft True Up helpt organisaties bij het beheren van hun licenties en het afstemmen van het aantal aangeschafte licenties via Volume Licensing op het daadwerkelijke gebruik. Organisaties vergelijken hun gekochte licenties met hun gebruik gedurende een jaar om eventuele onder- of overlicentiëring te corrigeren.
De True Up gebeurt meestal één keer per jaar, aan het einde van de (over het algemeen 12 maanden durende) licentieperiode. Aan het einde van dit jaar moeten organisaties hun aantal users, devices en softwareoplossingen rapporteren aan Microsoft. Op basis van deze informatie kan een True Up-aanpassing worden doorgevoerd. Op basis van de True Up-aanpassing ontvangt de organisatie vervolgens een nieuwe factuur van Microsoft voor de extra licenties die moeten worden aangeschaft.
De True Up gebeurt meestal één keer per jaar, aan het einde van de (over het algemeen 12 maanden durende) licentieperiode. Aan het einde van dit jaar moeten organisaties hun aantal users, devices en softwareoplossingen rapporteren aan Microsoft. Op basis van deze informatie kan een True Up-aanpassing worden doorgevoerd. Op basis van de True Up-aanpassing ontvangt de organisatie vervolgens een nieuwe factuur van Microsoft voor de extra licenties die moeten worden aangeschaft.
Wil je ook meer leren over de licentievoorwaarden van andere software leveranciers? Lees erover via onderstaande knoppen!