Licentievoorwaarden uitgelegd - SAP
Rick de Laat
Systemanalyse Programmentwicklung (SAP), is wereldwijde leider op het gebied van bedrijfsapplicaties en zakelijke AI. De software van SAP brengt verschillende disciplines van een organisatie samen in een digitaal platform en het vervangt verouderde legacy systemen.
Producten
SAP biedt veel verschillende softwareproducten aan voor grote en kleine organisaties. Voor de meeste van deze producten is een licentie vereist om er gebruik van te maken. Afhankelijk van het product kunnen de licentievoorwaarden verschillen. De populairste producten van SAP zijn:
- SAP S/4HANA: een ERP-oplossing voor grote organisaties om grote hoeveelheden data real-time te verwerken en analyseren met behulp van AI en machine learning.
- SAP Business One: een ERP-oplossing voor kleine en middelgrote organisaties voor (financiële) administratie, inkoop, voorraadbeheer, sales, klantrelaties, rapportages en analyses.
- SAP SuccessFactors: een cloud-based systeem voor human capital management (HCM) dat organisaties helpt bij het managen van personeel.
- SAP Ariba: een cloud-based inkoopplatform dat organisaties helpt bij het managen van uitgaven en leveranciers.
- SAP Fieldglass: een cloud-based vendor management systeem voor het vinden, betrekken en beheren van externe werknemers.
- SAP Customer Experience (SAP CX): een cloud-based suite voor marketing, sales en service oplossingen om gegevens te verzamelen tijdens de customer journey.
Licentie basics
SAP-licentiemodellen
SAP has several licensing models, the most common being:
SAP has several licensing models, the most common being:
- Perpetual licenties: organisaties betalen eenmalig voor een softwarelicentie en een jaarlijks bedrag voor support en maintenance (ongeveer 20% van de licentiekosten afhankelijk van het type support). Dit model is gebruikelijk voor on-premise implementaties, zoals SAP S/4HANA en SAP Business One.
- Subscription licenties: organisaties betalen jaarlijks of maandelijks voor de software, support en maintenance en soms ook infrastructuur. Dit model is gebruikelijk voor SAP-cloudoplossingen, zoals SAP SuccessFactors.
- Unlimited licenties: organisaties mogen onbeperkt gebruikmaken van SAP-functionaliteiten binnen gedefinieerde parameters. Dit model is gebruikelijk voor grote organisaties met veel users en wordt vaak aangeboden als ELA.
- Single Metric licenties: het bedrag dat organisaties betalen is gebaseerd op één licentie metric, zoals het aantal users, transacties of verwerkte data.
- Consumption-based licenties: een pay-as-you-go-model waarbij de kosten zijn gebaseerd op daadwerkelijk softwaregebruik. Dit model is gebruikelijk voor cloud-oplossingen en organisaties met veranderende workloads of behoeften.
Licentie metrics
SAP-licenties kennen over het algemeen twee typen licentie metrics:
Named User licenties zijn verplicht voor iedereen die toegang heeft tot SAP-systemen. SAP biedt verschillende Named User licenties aan voor verschillende rollen binnen organisaties:
Package licenties
Package licenties bieden toegang tot specifieke functionaliteiten. Deze licenties zijn modulair, waardoor organisaties ze kunnen combineren op basis van hun behoeften. Veelgebruikte package licenties zijn:
- Named User licenties: licenties worden toegewezen aan een specifieke user op basis van de rol en het toegangsniveau dat nodig is.
- Package (Engine) licenties: gebaseerd op specifieke softwarefuncties of -modules, zoals SAP Payroll of BusinessObjects, en worden gemeten aan de hand van het transactievolume, dataverwerking, het aantal users of andere usage metrics.
Named User licenties zijn verplicht voor iedereen die toegang heeft tot SAP-systemen. SAP biedt verschillende Named User licenties aan voor verschillende rollen binnen organisaties:
- Developer: geeft toegang tot development tools voor het aanpassen van SAP-applicaties.
- Professional: geeft toegang tot het managen, administreren en uitvoeren van SAP-systemen.
- Limited Professional: geeft beperkte operationele toegang tot vooraf gedefinieerde functionaliteiten die zijn goedgekeurd door SAP.
- Employee: geeft toegang tot rapporten en data die relevant zijn voor de rol van de user.
- Employee Self-Service (ESS): stelt medewerkers in staat om self-service taken uit te voeren, zoals urenregistratie en verlofaanvragen.
- Worker User: voor users die betrokken zijn bij productieprocessen, zoals het indienen van inkoopopdrachten of het invoeren van productiegegevens.
- Logistics User: geeft toegang tot het beheren van transport- en opslagactiviteiten.
- Management Self-Service (MSS): stelt managers in staat om toezicht te houden op HR-processen en aanvragen aan te maken.
- Read-only: geeft alleen-lezen toegang tot SAP-gegevens.
- Service User: maakt system-to-system communicatie mogelijk tussen SAP en applicaties van derden.
Package licenties
Package licenties bieden toegang tot specifieke functionaliteiten. Deze licenties zijn modulair, waardoor organisaties ze kunnen combineren op basis van hun behoeften. Veelgebruikte package licenties zijn:
- Financial Accounting: voor financial management en reporting.
- Sales & Distribution: voor ordermanagement, facturering en het volgen van klantrelaties.
- Manufacturing & Supply Chain: voor voorraadbeheer, productieplanning en logistiek.
- Spend Management: voor inkoop, samenwerking met leveranciers en kosten management.
Andere kostencomponenten
Naast Named User licenties en Package licenties moeten organisaties rekening houden met extra kostencomponenten die invloed kunnen hebben op de totale licentiekosten. Dit zijn over het algemeen kosten die voortkomen uit het gebruik van extra functionaliteiten en integraties met andere systemen. De meest voorkomende kostencomponenten zijn:
- Engine usage: Engine usage gaat over het gebruik van specifieke “engines” of modules die niet in de standaard basislicentie zitten. Het gebruik wordt vaak in rekening gebracht op basis van het aantal users of systemen dat er toegang toe heeft.
- Indirect Access: Indirect Access betekent dat applicaties van derden of op maat gemaakte integraties data ophalen uit of invoeren in een SAP-systeem. Dit gaat over elk gebruik dat niet rechtstreeks via een SAP user interface plaatsvindt. Als een externe rapportagetool bijvoorbeeld financiële gegevens uit SAP haalt, kan hiervoor een licentie voor Indirect Access nodig zijn.
- Digital Access: Digital Access gaat over het indirect gebruik van de digital core van SAP via externe systemen. De kosten worden berekend op basis van het aantal documenten dat door deze externe systemen in SAP wordt aangemaakt.
Implementatie
Bij het selecteren van de implementatie methode is een belangrijke beslissing of je hardware en software in eigen beheer wilt hebben of wilt uitbesteden aan een derde partij. SAP biedt meerdere opties:
- On-premise: SAP-software wordt geïnstalleerd en gebruikt op servers van de organisatie zelf. Dit geeft volledige controle, maar vereist wel IT-middelen en investeringen.
- Hosted Private Cloud: SAP draait op een private cloud die wordt beheerd door een externe provider. Dit biedt voordelen op het gebied van security, flexibiliteit en benodigde IT-middelen.
- Public Cloud: SAP draait op een gedeelde cloud omgeving die wordt beheerd door SAP of een hyperscaler. Dit is vaak de meest kosteneffectieve en schaalbare optie, maar biedt minder controle.
- Own Private Cloud: SAP is geïmplementeerd in de eigen private cloud van de organisatie. Dit biedt flexibiliteit met volledige controle over infrastructuur en beheer.
- Hyperscaler (AWS, Azure, Google Cloud): SAP wordt ingezet op een openbare cloud infrastructuur vanuit een hyperscaler. De organisatie of een MSP houdt toezicht op de activiteiten.
- Controle en beveiliging: on-premise of private cloud kan een goede optie zijn voor organisaties die moeten voldoen aan strenge beveiligingseisen. Andere organisaties kunnen juist profiteren van de flexibiliteit van de public cloud.
- Budget: on-premise vereist hoge initiële investeringen, terwijl cloudoplossingen lopen via een subscription.
- IT-expertise: on-premise vereist intern IT-beheer en -expertise, terwijl cloudoplossingen (een deel van) de maintenance uitbesteden aan een provider.
- Customization: SAP-oplossingen in private cloud of on-premise hebben, in tegenstelling tot de public cloud, uitgebreide mogelijkheden tot customization.
- Licenties en contracten: organisaties moeten kiezen tussen perpetual (CAPEX) en subscription (OPEX) licenties, en of ze services willen consolideren onder SAP of componenten afzonderlijk willen beheren.
- Serviceniveaus: organisatie kunnen kiezen voor de standaard serviceniveaus van SAP of een aangepaste SLA.
Implementatie
SAP S/4HANA
SAP S/4HANA is het nieuwste ERP-aanbod van SAP, ontworpen om organisaties te migreren van oudere SAP-systemen. Het is een intelligente ERP-oplossing die gebruikmaakt van in-memory technologie en cloud computing om grote datasets real-time te verwerken middels AI en machine learning.
De overgang van oudere SAP ERP-systemen naar SAP S/4HANA is van invloed op licenties. Zo stimuleert SAP het overgaan van perpetual licenties naar subscriptions voor S/4HANA. Ook is het bij het migreren naar S/4HANA belangrijk om te beslissen of organisaties hun bestaande SAP-systeem willen omzetten (met behoud van de huidige licenties) of het systeem opnieuw willen implementeren (nieuwe licentieovereenkomsten).
RISE with SAP
RISE with SAP is een “Business Transformation as a Service” ERP-aanbod in de cloud waarin software, hosting en support worden gebundeld in een subscription model. Organisaties kunnen hierin kiezen voor de SaaS-variant van SAP S/4HANA Cloud of de flexibiliteit van SAP S/4HANA Cloud, private edition. De hosting van de ERP verloopt via een hyperscaler naar keuze.
SAP S/4HANA is het nieuwste ERP-aanbod van SAP, ontworpen om organisaties te migreren van oudere SAP-systemen. Het is een intelligente ERP-oplossing die gebruikmaakt van in-memory technologie en cloud computing om grote datasets real-time te verwerken middels AI en machine learning.
De overgang van oudere SAP ERP-systemen naar SAP S/4HANA is van invloed op licenties. Zo stimuleert SAP het overgaan van perpetual licenties naar subscriptions voor S/4HANA. Ook is het bij het migreren naar S/4HANA belangrijk om te beslissen of organisaties hun bestaande SAP-systeem willen omzetten (met behoud van de huidige licenties) of het systeem opnieuw willen implementeren (nieuwe licentieovereenkomsten).
RISE with SAP
RISE with SAP is een “Business Transformation as a Service” ERP-aanbod in de cloud waarin software, hosting en support worden gebundeld in een subscription model. Organisaties kunnen hierin kiezen voor de SaaS-variant van SAP S/4HANA Cloud of de flexibiliteit van SAP S/4HANA Cloud, private edition. De hosting van de ERP verloopt via een hyperscaler naar keuze.
Wil je ook meer leren over de licentievoorwaarden van andere software leveranciers? Lees erover via onderstaande knoppen!